New Work Bürokonzept - Arbeitswelten strategisch an die Herausforderungen von morgen anpassen

Büros sind kein Naturgesetz. Sie sind eine Erfindung. Und doch kam es uns lange so vor. Mit „ich gehe zur Arbeit“ war bis vor wenigen Jahren unmissverständlich das Büro oder das Gebäude des Arbeitgebers gemeint. Wir haben die Welt um das Büro herum gebaut und der Arbeitsplatz bestimmte, wo wir lebten, wie weit wir pendelten und wie viel Zeit wir mit Familie und Freunden verbrachten. So hatte es einmal Dror Proleg, ein renommierter Autor und Vordenker beschrieben. Diesen Zustand nahmen wir viele Jahr hin.

Spätestens durch die Corona-Pandemie wurde jedoch klar, dass das Büro sein Monopol auf Arbeit über Nacht verloren hat. Nicht nur der technologische Fortschritt, sondern auch die unglaubliche Lernkurve während der Pandemie, wie sich Arbeit ausserhalb des Büros organisieren lässt, haben unsere Arbeitswelt auf den Kopf gestellt. Der Wandel, getrieben durch Digitalisierung und neue Arbeitsformen, verändert nachhaltig, wie, wo und mit welchen Modellen wir arbeiten.

Die Folge: Mitarbeitende kommen in vielen Unternehmen nicht freiwillig zurück ins Büro, an einen Ort der vielerorts mit der heutigen Arbeitswelt nichts mehr zu tun hat. Dabei geht es heute weniger um Flächeneffizenz, Leerstandsquoten oder physischer Präsenzpflicht, sondern darum, dass Bürokonzepte völlig neu gedacht werden müssen.

Heute ist New Work ein Buzzword für alles was neu ist oder zumindest neu erscheint. Historisch betrachtet ist New Work eigentlich ein philosophischer Ansatz und wurde vom Arbeitsphilosophen Frithjof Bergmann Anfang der 1980er Jahre geprägt. Das Konzept von New Work ist in einer echten Krise entstanden und war eine Antwort auf die drohende Massenarbeitslosigkeit bei General Motors. New Work beschreibt heute den umfassenden Wandel der Arbeitswelt durch Digitalisierung, Flexibilität, Autonomie, Sinn und eine neue Unternehmenskultur, die auf Vertrauen und Innovation basiert. Dabei stehen moderne Technologien, flexible Arbeitsmodelle und die Förderung individueller Bedürfnisse im Mittelpunkt. Heute ist der Begriff in vielen Unternehmen und bei Führungskräften negativ behaftet, weil mit dem Begriff viele Missverständnisse verbunden werden. Denn New Work hat per se nichts mit Home-Office, Bürohund, Bierzapfanlage, Bällebad, Online-Calls oder hybriden Arbeitszeitmodellen zu tun.

New Work gehört bis heute zu einem der wenigen Begriffe, bei denen es keine einheitliche Definition gibt. Viele Expertinnen und Experten, welche sich mit der Zukunft unserer Arbeitswelt beschäftigen weigern sich mittlerweile sogar den Begriff heute zu verwenden, weil er eben so missverständlich ist und inflationär verwendet wird. Für uns spielt das keine Rolle. Viel wichtiger ist es uns, dass sich Unternehmen mit der eigenen Zukunft beschäftigen. Flexibilität, Autonomie und Sinnhaftigkeit sind zentrale Elemente von New Work, die nicht nur die Arbeitsorganisation, sondern auch die Motivation und Bindung der Mitarbeiter massgeblich beeinflussen. New Work betont die Bedeutung einer Arbeitsumgebung, die individuelle Bedürfnisse berücksichtigt und eine sinnstiftende Tätigkeit ermöglicht.

Eine allgemein gültige Definition würde vermutlich so heissen: "Ein zukunftsfähiges New Work Bürokonzept berücksichtigt die effiziente Nutzung von Büroflächen und kann auf veränderte Nutzerbedürfnisse flexibel angepasst werden. Work Life Blending, moderne Bürogestaltung und professionelle Büroplanung sind zentrale Elemente, um Unternehmenskultur und Unternehmensstrukturen zu stärken. Unterschiedliche Zonen und eine flexible Einrichtung mit hochwertigen Möbeln ermöglichen Teams und Teamarbeit, sich optimal zu entfalten und fördern Kollaboration sowie Kreativität."

Das ist aber nur die halbe Wahrheit. Natürlich braucht es eine durchdachte Büroeinrichtung und eine ansprechende Raumgestaltung die das Wohlbefinden der Mitarbeitenden steigert. Allerdings braucht es vor allem ein Konzept, welches auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden abgestimmt ist und auf die zukünftigen Herausforderungen des Unternehmens einzahlt.

Bei Activity based working wird eine Arbeitswelt mit unterschiedliche Arbeitszonen geschaffen. Dazu gehören Rückzugszonen, Kollaborationszonen, Orte für Austausch, Sitzungszimmer, Workshopräume und vieles mehr. Die jeweilige Arbeitszone wird dabei einer bestimmten Tätigkeit zugeordnet. Dabei können die Mitarbeitenden im Arbeitsalltag je nach Tätigkeit einen bestimmten Arbeitsort für die zu verrichtende Tätigkeit wählen.

Desk sharing verfolgt die Idee, dass sich mehrere Mitarbeitende einen klassischen Arbeitsplatz teilen. Darunter versteht man in den meisten Fällen einen höhenverstellbaren Arbeitstisch und einen ergonomischen Bürodrehstuhl. Oftmals wird damit die Hoffnung auf eine mögliche Flächeneffizenz verbunden. In der Realität ist das aber häufig nicht so. Unserer Erfahrung nach braucht man in einem zukunftsfähigen Bürokonzept nicht weniger Flächen.

Gerade bei grossen Unternehmen wird gleichzeitig mit einem digitalen Desk Management gearbeitet. Dabei haben die Mitarbeitenden die Möglichkeit bereits im Voraus digital eine Arbeitsplatz zu buchen. Damit haben sie die Sicherheit, dass ihnen auch ein Platz zur Verfügung steht. In unseren Projekten raten wird davon ab bzw. können diese Idee nur unter bestimmten Voraussetzungen gutheissen.

Die Einbindung von Technologie ist die Grundlage zukunftsfähiger Bürokonzepte. Eine hybride Kollaborations-Infrastruktur ist eine der wichtigen Grundlage. Dazu gehören beispielsweise moderne Audio- und Videotechnik und intelligente Kamerasysteme. Dies ermöglicht, dass Personen physisch aber auch digital teilnehmen können. Beide Personengruppe haben mithilfe dieser Tools die Möglichkeit sich standortunabhängig auszutauschen.

Bei der Entwicklung von Bürokonzepten ist es entscheiden, dass eine intelligente Zonierung und die Akustik frühzeitig mitgedacht werden. Nur dann entstehen Räume die einerseits Austausch ermöglichen aber gleichzeitig auch Orte für Konzentration und Rückzug zur Verfügung stehen. So können Mitarbeitende fokussierter arbeiten und fühlen sich weniger gestresst. Die bewusste konzeptionelle Gestaltung unterstützt das Wohlbefinden und steigert gleichzeitig Produktivität und Zufriedenheit im Arbeitsalltag.

Grosszügige Identifikations- und Sozialflächen machen das Büro eines Unternehmens zum "Kultur-Anker" und sind im besten Fall das Spiegelbild der eigenen Unternehmenskultur. Dazu müssen Orte geschaffen werden, an denen Werte, Identität und Gemeinschaft erlebbar sind. Hier entwickeln sich Gespräche, spontane Ideen und Beziehungen zwischen den Mitarbeitenden und schafft ein Gefühl von Zugehörigkeit. Das Büro wird so nicht nur zum Arbeitsort, sondern zu einem Ort an dem die Unternehmenskultur sichtbar und spürbar wird.

Das Thema Raum und in dem Zusammenhang ein New Work Bürokonzept ist längst kein reines Flächen-Thema mehr, sondern ein strategisch wichtiges Tool für Unternehmen aus allen Branchen. Wie bereits oben beschrieben ist das Büro nämlich spätestens seit der Corona-Pandemie nicht mehr der einzige Ort für unsere Arbeit, sondern einer von vielen. Dabei entscheidet nicht die Präsenzpflicht ob Mitarbeitende ins Büro kommen, sondern ob das Büro einen Mehrwert für die eigene Arbeit leistet.

Dazu gehören unterschiedliche Arbeitszonen, welche die Mitarbeitenden je nach Tätigkeit selbstbestimmt wählen können. Gleichzeitig ist die Arbeitsumgebung in Zeiten des Fachkräftemangels entscheidend, ob Unternehmen die besten Talente gewinnen und halten können.

Zu einem New Work Konzept gehört auch die Berücksichtigung von sensonsorischer Themen, welche die psychische Gesundheit der Mitarbeitenden und die Work-Life-Balance beeinflussen. Dazu gehören beispielsweise eine angenehme Akustik, der Einsatz unterschiedliche Farben, Pflanzen, Licht und ergonomische Büromöbel.

New Work Bürokonzepte wirken sich somit messbar auf die Mitarbeiterbindung und die Leistungsfähigkeit aus, steigern Innovation und Kreativität weil sich Mitarbeitenden physisch treffen und stärken langfristig die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen.

Für die Gestaltung von Bürokonzepten gibt es keine One-Size-fits-all Lösung. Die Konzepte sind so individuell wie die Unternehmen selbst. Bevor man sich also mit räumlichen Elementen, innenarchitektonischer Gestaltung oder neuer Büroeinrichtung beschäftigt, ist es wichtig zu verstehen, für welches Unternehmen die Fläche entwickelt werden soll. Dazu gehören Fragestellungen wie:

Welche Herausforderungen hat das Unternehmen? Welche Unternehmenskultur hat das Unternehmen heute? Welche Rollen und Fachbereiche sind im Unternehmen zu finden? Welche Abteilungen haben regelmässige Berührungspunkte? Um ein paar wenige Fragen und Themen zu nennen.

Nur wenn man die Organisation ganzheitlich verstanden hat, kann auch ein Konzept entwickelt werden, was das Unternehmen bei den zukünftigen Herausforderungen bestmöglich unterstützt, die Organisation und die Prozesse räumlich widerspiegelt und die betriebswirtschaftlichen Investitionen rechtfertigt.

Zum Projektstart hören wir zu und möchten verstehen, was eure Bedürfnisse sind. Erst dann beginnen wir mit der konzeptionellen Arbeit. Dabei beschäftigen wir uns ausschliesslich mit der Gestaltung von zukunftsfähigen Lern- und Arbeitswelten. Mit diesem spezialisierten Know-how aus den unterschiedlichsten Projekten entsteht ein Konzept, welches nicht nur schön ist, sondern auch zur Organisation passt.

Wir unterstützen euch bereits vor dem eigentlichen Projektstart. Dazu prüfen wir mithilfe der zukünftigen Bedürfnisse und Anforderungen, ob diese am aktuellen Standort oder einer potentiellen Mietfläche umsetzbar sind. Die Entscheidungsgrundlage dazu liefern wir euch in Form von Kostenschätzungen und Machbarkeitsstudien.

In einer späteren Phase geht es um die räumliche Übersetzung. Wir beraten neutral und unabhängig von Lieferanten und Herstellern und sind an der für euch besten Lösung interessiert. Das integrieren von Bestandsmobiliar, das Berücksichtigen von Rahmenverträgen oder das Upcycling von bestehendem Mobiliar sind für uns daher selbstverständlich.

Auch bestehende Konzepte überprüfen wir gerne und schaffen mit den richtigen Stellschrauben einen Mehrwert für euren Alltag.

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt. Unser grösstes Alleinstellungsmerkmal ist die Verbindung von Workplace Consulting, Innenarchitektur und Change Management. Damit begleiten wir eure Mitarbeitende und Führungskräfte auch über das räumliche Vorhaben hinaus und stellen sicher, dass die neue Arbeitswelt nachhaltig gelebt wird.

Als Themenführer im Bereich New Work möchten wir Trends frühzeitig erkennen und die Themen rund um die Veränderung unserer Arbeitswelt ganzheitlich verstehen. Diese Wissen teilen wir gerne mit euch und stehen bei Events jeglicher Art als Speaker:innen zur Verfügung.

Zu unseren Kundinnen und Kunden gehören Gemeinden, kantonale Einrichtungen, Finanzinstitute, kleine und mittlere Unternehmen aber auch global tätige Konzerne. Dafür sind wir im gesamten DACH-Raum aktiv. Durch die Begleitung von über hundert Organisationen in den vergangenen fast sieben Jahren können wir auf ein sehr breites Know-How und Erfahrungen aus unterschiedlichster Branchen und Unternehmensgrössen zurückgreifen. Dieses Wissen können wir auch bei euch einfliessen lassen.

Dabei steht für uns nicht der eigenen gestalterische Anspruch im Mittelpunkt, sondern der grösste Mehrwert für das Unternehmen und vor allem für die die Mitarbeitenden.

«Oft weiss man am Anfang selbst noch gar nicht so genau, was ein Raum eigentlich können muss. Genau das zeichnet das Team von days with us für uns besonders aus. Zuhören und die Fähigkeit, Bedürfnisse räumlich zu übersetzen. Entstanden ist ein lebendiger, modularer Ort, der sich schnell vom Workshop- zum Event-Setting verwandeln lässt. Unser Schlössli Pop-Up sorgt immer für ein ›wow‹ und hat echten Wiedererkennungswert. Danke!»

Anuschka Henn, Board Member, Community & Communication

Für den maximalen Projekterfolg ist es entscheidend, dass sowohl die strategischen Rahmenbedingungen aber auch die Bedürfnisse abgeholt und die Mitarbeitenden bei der Veränderung begleitet werden. Somit geht die Zusammenarbeit mit uns weit über die reine Bürogestaltung hinaus. Vielmehr verstehen wir die Entwicklung einer zukunftsfähigen Arbeitswelt als strategischen Hebel und die Chance für einen echten Perspektivenwechsel.

Dafür starten wir mit einer fundierten Analyse in Form von Workshops und Interviews mit den Mitarbeitenden und Führungskräften, um Arbeitsprozesse, Kultur und individuelle Anforderungen zu verstehen.

Auf dieser Basis entstehen Layouts, welche individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt sind, Kultur erlebbar machen, Teamwork fördern und Produktivität steigern. Dabei begleiten wir nicht nur bei der Konzeption und der Umsetzung, sondern unterstützen auch im Change-Management. Nur wenn das neue Konzept von den Führungskräften mitgetragen und von den Mitarbeitenden als Mehrwert verstanden wird, kann die neue Fläche den gewünschten Effekt liefern.

Nach einem erfolgreichen Projektabschluss sind die Veränderungen bei unseren Kundinnen und Kunden deutlich zu spüren. Einerseits weil sich Mitarbeitende ernstgenommen und wertgeschätzt fühlen, andererseits weil ein Konzept entstanden ist, das die Organisation räumlich widerspiegelt.