Moderne Büroplanung - Arbeitswelten neu denken und Zukunft gestalten

Vor ein paar Jahren hatte McKinsey in einer Studie prognostiziert, dass sich die Arbeitswelt hundert mal schneller und dreihundert mal stärker verändere als zur Zeit der Industrialisierung. Eine Geschwindigkeit, die man vermutlich bis vor ein paar Jahren für unmöglich gehalten hätte.

Doch plötzlich lernten wir buchstäblich über Nacht neue Tools kennen, hybride und flexible Arbeitsmodelle wurden selbstverständlich und virtuelle Meetings gehören heute zum guten Ton. Mit anderen Worten: Wir stehen vor der grössten Revolution unserer Arbeitswelt.

Das Büro spielt dabei nach wie vor eine wichtige Rolle, es ist jedoch längst nicht mehr der einzige Ort, an dem Arbeit stattfinden kann.

Mit dieser Erkenntnis wird moderne Büroplanung weit mehr als ein neues Einrichtungskonzept oder die Auswahl neuer Eirichtungsgegenstände. Das Büro und die Büroplanung selbst werden zu strategischen Instrumenten und Teil der Unternehmensentwicklung und Unternehmen müssen sich andere Fragen stellen: Warum kommen wir ins Büro? Was findet dort statt?

Heisst also, es braucht Orte, die den Mitarbeitenden Mehrwerte schenken, die es im Home-Office, im Co-Working Space oder im Kaffe nebenan eben nicht gibt. Nur dann wird das Büro zum Mitarbeitermagnet.

Die Gründe dafür, wieso es sinnvoll ist sich besser heute als morgen mit einer modernen Büroplanung zu beschäftigen sollten klar geworden sein. Moderne Arbeitsplatzkonzepte in der Büroplanung entscheiden nicht nur darüber, ob Mitarbeitende produktiv arbeiten können, sondern auch darüber, ob und wie die eigene Unternehmenskultur gelebt und wahrgenommen wird.

Ein wichtiges Ziel in der professionellen Büroplanung und Bürogestaltung ist die Steigerung der Produktivität: Wenn Büros die Mitarbeitenden nicht bestmöglich bei den jeweiligen Tätigkeiten unterstützen, leidet zwangsläufig die Leistung und damit auch die Produktivität. Eine schlechte Büroakustik sorgt für Störungen, schlechtes Raumklima senkt die Konzentration, eine schlechte Lichtplanung macht müde, fehlende Rückzugsorte erschweren Fokusarbeit und starre bauliche Strukturen und unflexible Büromöbel führen dazu, dass eine Veränderung der Räume auf neue Herausforderungen oder sich verändernde Kundenbedürfnisse nicht möglich sind.

Als nächstes betrachten wir in diesem Kontext die Unternehmenskultur: Viele Unternehmen sprechen von Veränderung und möchten die eigene Unternehmenskultur verändern - meinen damit aber häufig die Veränderung der eigenen Büroräume. So einfach ist es leider nicht. Die räumliche Veränderung ist dabei nur ein Element, wenn auch ein sehr wesentlicher Bestandteil bei einer ganzheitlichen Veränderung. Ja, der physische Ort kann dabei helfen eine Unternehmenskultur im Arbeitsalltag sichtbar und spürbar zu machen. Mit einer echten Transformation meinen wir aber die ganzheitliche Betrachtung von Mensch, Raum und Organisation. Natürlich und ergänzend mit allen technologischen Tools , die uns bei diesen Themen unterstützen und zur Verfügung stehen.

Um hier ein Beispiel zu geben: Wenn ein Auszubildender am Freitagmittag mit seinem Laptop in einem Sofa sitzt und arbeitet und dann von seinem Vorgesetzten gefragt wird, ob er nichts zu tun hätte, bringen solche Zonen keinen Mehrwert. Dabei spielt Ausführung oder die Farbe des Sofas eine untergeordnete Rolle, sondern die Kultur des Unternehmens.

Fazit: Eine durchdachte und vor allem individuelle New Work Arbeitswelt ist ein zentraler Hebel für die Steigerung der Produktivität und kann die Unternehmenskultur sichtbar machen. Ein modernes Konzept schafft jedoch nur dann den erhofften Mehrwert, wenn ein Wechselspiel von Raum, Mensch und Organisation gelingt. Die ganzheitliche Büroplanung ist damit keine isolierte Frage zur Arbeitsplatzgestaltung, kein Thema zu Flächeneffizienz und Einsparungen sondern eine Investition in die eigene Organisation.

Bei der Gestaltung und Planung zukunftsfähiger New Work Büros werden immer noch häufig gravierende Fehler gemacht, die eigentlich zu vermeiden wären. Wer diese typischen Fehler kennt, kann unternehmerische Fehlinvestitionen und Frustration bei den Mitarbeitenden vermeiden.

Dazu eine Aufzählung der aus unserer Sicht häufigsten Fehler und wichtigsten Fragestellungen die vor dem Projektstart bearbeitet werden sollten:

• Büroplanung ohne Strategie: Wer sind wir und wo wollen wir hin?

• Uneinigkeit in der Geschäftsleitung: Haben alles das gleiche Zielbild?

• Ängste und Unsicherheiten ernst nehmen: Wie können wir alle Mitarbeitende mitnehmen?

• Trends unreflektiert übernehmen: Passt dieser Trend auch zu uns?

• Verzicht auf ein professionelles Change-Management: Was braucht es, dass neben den Büroräumlichkeiten auch Haltung und Kultur verändert werden?

• Wie gestalten wir Arbeitsräume und Arbeitsumgebungen mit Wirkung?

Bei der Gestaltung und Planung zukunftsfähiger New Work Büros werden immer noch häufig gravierende Fehler gemacht, die eigentlich zu vermeiden wären. Wer diese typischen Fehler kennt, kann unternehmerische Fehlinvestitionen und Frustration bei den Mitarbeitenden vermeiden.

Dazu eine Aufzählung der aus unserer Sicht häufigsten Fehler und wichtigsten Fragestellungen die vor dem Projektstart bearbeitet werden sollten:

• Büroplanung ohne Strategie: Wer sind wir und wo wollen wir hin?

• Uneinigkeit in der Geschäftsleitung: Haben alles das gleiche Zielbild?

• Ängste und Unsicherheiten ernst nehmen: Wie können wir alle Mitarbeitende mitnehmen?

• Trends unreflektiert übernehmen: Passt dieser Trend auch zu uns?

• Verzicht auf einen professionelles Change-Management: Was braucht es, dass neben den Büroräumlichkeiten auch Haltung und Kultur verändert werden?

• Wie gestalten wir Arbeitsräume und Arbeitsumgebungen mit Wirkung? Unser Ansatz in der Büroplanung

Mit unserem ganzheitlichen Dienstleistungsangebot für Büroplanung und Arbeitsplatzkonzepte begleiten wir euch von der Vision bis zur Realisierung eurer zukünftigen Arbeitswelt. Dabei stehen eure Bedürfnisse und Anforderungen immer im Zentrum. Dabei geht es uns weniger um die Entwicklung eines "fancy" Konzepts, sondern vielmehr darum ein Konzept zu entwickeln, was euch zukünftig bei eurer Arbeit bestmöglich unterstützt.

Um die Vision einer zukünftigen Arbeitswelt zu übersetzen braucht es die richtigen Räumlichkeiten. Dazu unterstützen wir euch gerne auch schon während der strategischen Auslegeordnung des Projekts und ob euer Anforderungsprofil am aktuellen Standort oder einer potentiellen Fläche realisierbar wäre. Dazu liefern wir wir für Kostenschätzungen und Machbarkeitsstudien, sodass die Entscheidung fundiert getroffen werden kann.

Mit unserem praxiserprobten Know-how aus unzähligen Projekten mit Unternehmen unterschiedlichster Branchen, vermeiden wir die häufigsten Planungsfehler und entwickeln Arbeitszonen die genutzt werden und den grösstmöglichen Mehrwert zu schaffen.

Jede bestehende Fläche birgt ungenutzte Potentiale. Wir stellen das aktuelle Bürokonzept auf den Prüfstand und schlagen Anpassungen dort vor, wo der grösste Mehrwert entsteht. Alles, um eure Arbeitswelt auf das nächste Level zu heben.

Mit unserem ganzheitliche Ansatz und einem professionellen Know-how im Bereich Change-Management unterscheiden wir uns massgeblich vom Wettbewerb. Denn die physischen Räume sind nur so gut wie die gelebte Kultur. Um genau diese Kultur und das Verhalten der Mitarbeitenden nachhaltig zu verändern, begleiten wir euch auch über das Bauprojekt hinaus.

Um den grössten Mehrwert in unseren Kundenprojekte einzubringen möchten wir neue Trends und Erkenntnissen zur Zukunft unserer Arbeitswelt kennen und verstehen. Dieses Wissen teilen wir nicht nur in unseren Projekten, sondern stehen auch als Speaker:innen für euer Event zur Verfügung und versorgen euch mit den neuesten Impulsen und geben neue Denkanstösse.

Bei der Büroplanung begleiten wir Organisation aus den unterschiedlichsten Branchen. Zu unseren Kundinnen und Kunden gehören kleine und mittlere Unternehmen, grosse und kleine Gemeinden, kantonale Einrichtungen, Finanzinstitute aber auch global tätige Konzerne. Dafür sind wir aktuell in der Schweiz, Deutschland und Österreich aktiv. Durch die Begleitung von mehr als hundert Organisationen in den vergangenen fast sieben Jahren, auf ihrem Weg in eine neue Arbeitswelt, können wir auf ein sehr breites Know-How und Erfahrungen aus unterschiedlichster Branchen und Unternehmensgrössen zurückgreifen. Dieses praxisbezogene Know-how können wir auch bei eurem Vorhaben einfliessen lassen.

Dabei ist unsere Motivation nicht der eigene gestalterische Anspruch, sondern unsere Motivation liegt darin, den grösste Mehrwert für die Organisation und vor allem für die die Mitarbeitenden zu erzielen. Nur wer sich mit der eigenen Zukunft beschäftigt, bleibt zukünftig relevant.

»Die Zusammenarbeit mit days with us war für uns eine durchweg positive Erfahrung. Das entwickelte Konzept hat nicht nur unsere Erwartungen erfüllt, sondern eine hervorragende Grundlage für eine inspirierende und effiziente Zusammenarbeit geschaffen. Besonders überzeugt hat uns die professionelle Herangehensweise, die kreative Umsetzung und die Fähigkeit, unsere Bedürfnisse perfekt zu verstehen und in ein stimmiges Gesamtbild zu übersetzen. Wir können days with us uneingeschränkt weiterempfehlen.«

Diana Rinderle, Site Communications Lead

Für den maximalen Projekterfolg bei der Umsetzung in der Büroplanung ist es entscheidend, dass die strategischen Rahmenbedingungen bei der Geschäftsleitungen eingeholt werden und die Mitarbeitenden in den Prozess eigebunden sind. Somit geht die Zusammenarbeit mit days with us weit über die reine New Work Büroplanung hinaus. Vielmehr verstehen wir die Entwicklung einer zukunftsfähigen Arbeitsumgebung als strategischen Hebel und die Chance für die Konzeption eines Ortes mit echter Wirkung.

Vor der Entwicklung der Bürolayouts starten wir mit einer Analyse in Form von Workshops und Interviews mit den Mitarbeitenden und Führungskräften, um Arbeitsprozesse, die Unternehmenskultur und die individuellen Anforderungen zu verstehen.

Auf dieser Basis entstehen Bürolayouts, welche auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt sind, Kultur erlebbar machen, Teamwork fördern, Ergonomie und Gesundheit am Arbeitsplatz sicherstellen und Produktivität steigern.

Mit diesem Vorgehen fühlen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ernstgenommen und wertgeschätzt und es entsteht ein Bürokonzept, das zur Unternehmung passt.